В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», руководствуясь Уставом муниципального района п о с т а н о в л я ю :
1. Утвердить Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников администрации муниципального района «Сулейман-Стальский район» (прилагается).
2. Определить, что вышеуказанный порядок распространяется на персональные данные лиц, замещающих муниципальные должности, должности муниципальной службы, а также на лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы администрации муниципального района «Сулейман-Стальский район».
3. Начальнику общего отдела (Тарланов М.С.) администрации муниципального района ознакомить работников администрации муниципального района с Положением под роспись.
4. Руководителям отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального района, имеющих статус юридического лица:
4.1. Установить порядок хранения и использования персональных данных работников своих подразделений.
4.2. Ознакомить работников управлений, отделов с Положением под роспись.
5. Постановление разместить на официальном сайте муниципального района.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Абдулазизова Р.А. - управляющего делами администрации муниципального района.
Глава муниципального района Н.Абдулмуталибов
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
к постановлению главы
муниципального района
«Сулейман-Стальский район»
«15 » июня 2015 г. № 37
Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников администрации муниципального района «Сулейман-Стальский район»
1.Общие положения.
1.1.Настоящим Положением определяется порядок хранения и использования персональных данных работников администрации муниципального района «Сулейман-Стальский район» (далее администрация), а также ведение личных дел работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
1.2. Целью разработки Положения являются:
- закрепление конституционных прав работников на сохранение личной тайны, неприкосновенность частной жизни, конфиденциальность персональных данных, имеющихся в информационных системах;
- правовое закрепление принципов, касающихся обработки персональных данных, порядка их хранения и использования в администрации, их передачи и права работников по их защите, а также ответственность лиц за невыполнение требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы.
1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 27.06.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации, от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
2. Понятие и состав персональных данных.
2.1. Под персональными данными понимается любая документированная информация, относящаяся к конкретному человеку.
Персональные данные идентифицируют личность каждого человека и относятся к категории конфиденциальной информации.
2.2. К персональным данным работника относятся анкетно-биографические данные, данные, характеризующие трудовую деятельность работника, его личностные и деловые качества, сведения о частной жизни, составляющие личную и семейную тайну, сведения о доходах и об имуществе, сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, медицинские сведения, сведения о налогоплательщике, сведения о банковском счете и вкладе, сведения о мерах безопасности.
2.3. В состав документов, содержащих персональные данные работников, входят:
- комплексы документов сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д.);
- комплексы материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;
- подлинники и копии распоряжений, приказов по личному составу;
- личные дела и трудовые книжки сотрудников;
- дела, содержащие основания к распоряжениям к личному составу;
- штатное расписание;
- табели учета;
- дела, содержащие материалы аттестации работников;
- справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы, базы данных, списки сотрудников и т.д.);
- копии отчетов по каровым вопросам, направляемых в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.
2.4. К конфиденциальным документам относятся организационно-правовые документы кадровой службы, отраслевых органов администрации, осуществляющих прием и увольнение работников, документы, касающиеся оплаты труда.
3. Обработка и хранение персональных данных.
3.1. Представитель работодателя при обработке персональных данных работников обязан соблюдать следующие требования:
- обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве и продвижении их по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами;
- все персональные данные следует получать у самого работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
- работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящегося в соответствии с законодательством РФ в области персональных данных к специальным категориям данных, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами;
- не допускается получение и обработка персональных данных работника, его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
- при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
- защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке установленном Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
- работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателем, устанавливающими порядок обработки персональных данных работника, а также об их правах и обязанностях в этой области;
- работники не должны оказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
- работодатель и работники должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
3.2. При обработке персональных данных специалистов, осуществляющих прием и увольнение работников, лица, получившие доступ к персональным данным работников и ответственные за их сохранность, должны соблюдать основополагающий принцип личной ответственности за сохранность и конфиденциальность сведений и проводить регулярные проверки наличия документов, содержащих такие данные.
3.3. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных лица, получившие доступ к персональным данным работников и ответственные за их сохранность, выполняют функции по документированному оформлению трудовых правоотношений (прием, перевод, увольнение) по материалам, связанным с анкетированием тестированием, аттестацией, кадровым резервом, по конкурсным материалам, по оформлению, ведению и хранению личных дел и трудовых книжек, ведению справочно-информационного банка данных и др.
3.4. При обработке и хранении документов, содержащих персональные данные, лица, получившие доступ к персональным данным работников администрации и ответственные за их сохранность, обязаны выполнять следующие мероприятия:
- при помещении в личное дело документа, данные о нем первоначально вносить в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается;
Изменения и дополнения в персональные данные вносить в учетную карточку - формы т-2, т-2 мс на основании распоряжений и приказов по личному составу и документов, представляемых сотрудниками. Устное заявление сотрудника не является основанием для внесения указанных изменений;
- в случае изъятия из личного дела документа, в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на его место.
Отметка в описи и копия заверяется росписью, замена документов в личном деле кем бы то не было запрещается.
Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми:
- материалы, связанные с анкетированием, прохождением конкурса кандидатами на должность, помещать в отдельное дело;
- материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формировать в отдельное дело;
- личные дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранить в рабочее и нерабочее время в запирающем шкафу;
- трудовые книжки, печати и штампы хранить в сейфах.
На рабочем столе лица, получившего доступ к персональным данным работников администрации и ответственного за их сохранность, должен находиться только тот массив документов, с которым в настоящее время он работает. В конце рабочего дня все документы должны быть убраны в шкафы и сейфы, которые запираются.
Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело.
Работодатель осуществляет строгий контроль за использованием чистых бланков трудовых книжек и листов - вкладышей. Их оформление должно производиться только на учтенных в бухгалтерии бланках.
4. Передача персональных данных работников администрации.
4.1. При передаче персональных данных работника, работодатель должен соблюдать следующие требования:
- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
- предупредить лиц, получающих персональные данные работника о том, что, эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило было соблюдено;
- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с настоящим Положением;
- разрешать доступ к персональным данным только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
- не запрашивать информацию о состояния здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, и ограничивать передачу это информации только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
4.2. Личные дела работников могут выдаваться только на рабочее место главы муниципального района и главы администрации муниципального района.
Заместители главы администрации и руководители органов администрации могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников в кабинете лиц, ответственных за осуществление приема и увольнения работников.
4.3. Отчетные и справочные сведения, содержащие персональные данные работников, могут запрашивать и получать глава муниципального района, глава администрации, его заместители, начальники управлений и отделов администрации, передаваемые отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п. Использование сообщенных устно сведений не допускается.
Подлинники документов после использования возвращаются лицам, осуществляющим прием и увольнение работников, для включения в дело вместо хранящейся копии.
5. Права работников администрации в целях обеспечения защиты персональных данных.
В целях обеспечения защиты персональных данных работники имеют право на:
- полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным включая права на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника, он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых правомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
6. Ответственность за нарушение норм в области персональных данных. Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекают к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
______________________________
